Strategiebepaling: De Vlaspit, Scherpenheuvel
Globaal ondernemingsbeleid: KLC Kringloopateljee, Mechelen
Financieel beleid: Kringloopcentrum Zuid-West-Vlaanderen
Competentiemanagement: Beschutte werkplaats De Floere, Halle
Kwaliteitsbeleid: Beschutte werkplaats Ryhove, Gent
Marketingbeleid: Beschutte werkplaats Arcotec, Brugge
Stakeholdermanagement: Beschutte werkplaats Lidwina Stichting, Mol
Strategiebepaling: Groei zet aan tot reflectie
De Vlaspit, Scherpenheuvel
De Vlaspit is een sociaal tewerkstellingsinitiatief met als kernactiviteit een kaarsenatelier. De organisatie is de afgelopen jaren flink gegroeid: heel wat nieuwe mensen zijn in dienst gekomen en het productengamma is uitgebreid. Om de groei (en de drukte, die daar onvermijdelijk mee gepaard gaat) beheersbaar te houden, was reflectie nodig. Anne Mariën, coördinator: "Het is een gezonde reflex om bij deze denkoefening een buitenstaander te betrekken. Als interne medewerker sta je gewoon te dicht bij de eigen organisatie." Daarom werd Hefboom in de arm genomen.
Een strategiebepaling verloopt in zes stappen. Anne Mariën: "Vooraf heeft de consulent ons grondig ingelicht hoe zo'n strategiebepaling verloopt. Zij wees er ook op dat in bepaalde fasen het initiatief bij ons zou liggen en dat dat een grote inspanning zou vragen. Goed dat we dat wisten, zo konden we ons degelijk voorbereiden. De taken die bij ons lagen, klopten ook: visie/missie en functiebepalingen stel je het best intern op. Als Hefboom dat zelf zou gedaan hebben, hadden we te vaak moeten terugkoppelen."
2008 heeft De Vlaspit afgesloten met een algemeen gedragen missie/visie en een sluitend organogram. Ook zijn de operationele doelstellingen opgesteld, die uit de strategiebepaling zijn voortgevloeid. In 2009 komt het eropaan deze doelstellingen te vertalen naar een concreet actieplan.
Top
Globaal ondernemingsbeleid: Een sterk toekomstverhaal uittekenen
KLC Kringloopateljee, Mechelen
Toen coördinator Yves Lauwaert de erkenningsaanvraag voor OVAM aan het opstellen was, stelde hij vast dat het kringloopcentrum behoefte had aan een welomschreven toekomstproject. Dit werd nog duidelijker toen het Kringloopateljee begon te praten met andere organisaties over samenwerking of fusie. Alleen met een concreet perspectief was succesvol onderhandelen mogelijk. Hoog tijd dus voor een actieplan dat het ondernemingsbeleid voor de komende jaren zou uitstippelen.
Zowel de tijd als de knowhow ontbraken om dit intern te doen en dus besloot het Kringloopateljee Hefboom in te schakelen, waarmee het al eerder contact had gehad. Yves Lauwaert: "In 2008 hebben we intensief nagedacht over de richting die we uit willen. Tegelijk is er ook heel wat concreet werk verzet: natuurlijk is onze erkenningsaanvraag bij OVAM gefinaliseerd maar ook hebben we een pak actiepunten op papier gezet."
Top
Financieel beleid: Weloverwogen uitbreidingsplannen
Kringloopcentrum Zuid-West-Vlaanderen
Toen de kringloopwinkel van Kortrijk uit zijn voegen begon te barsten, besloot het Kringloopcentrum Zuid-West-Vlaanderen een ruimer pand te zoeken. Directeur Bart Vandenbussche: "We voelden dat de winkel nog groeikansen had, maar door de beperkte oppervlakte was het onmogelijk uit te breiden. Intern hadden we becijferd dat de aankoop van een ander, ruimer gebouw haalbaar was. Maar het leek ons geen overbodige luxe een onafhankelijke partij in te schakelen voor we deze zware investering deden." De keuze op Hefboom als financieel adviseur was vanzelfsprekend. Het Kringloopcentrum en Hefboom werken al langer samen in diverse financiële dossiers, van kredieten over audit tot advies. "De financiële expertise bij Hefboom is dan ook erg groot", vertelt Bart Vandenbussche. "Tegelijk is de consulent door de jarenlange samenwerking sterk vertrouwd met onze organisatie." Ook de flexibiliteit wordt geapprecieerd: "De consulent had van ons gedetailleerde informatie nodig waarop het zijn advies kon baseren. Alle gegevens zaten kant-en-klaar in onze financiële planningsinstrumenten. Maar kon Hefboom die bestanden wel lezen? Geen enkel probleem, zo bleek. Hefboom regelde dat wel. Dat heeft ons een pak tijd uitgespaard." Het eindadvies luidde dat een nieuw gebouw kopen verantwoord was. In mei 2009 is de kringloopwinkel van Kortrijk dan naar een nieuw, ruim gebouw verhuisd.
Top
Competentiemanagement: Mensen inzetten in de job die bij ze past
Beschutte werkplaats De Floere, Halle
Beschutte werkplaats De Floere stelt personen met een handicap tewerk in uiteenlopende activiteiten, waaronder elektromontage, verpakken en labelen. Nadat de organisatie in 2007 al gewerkt had rond het onthaal van nieuwe medewerkers, werden in 2008 acties ondernomen omtrent loopbaanverloop. Peter Vanisterbecq van de personeeldienst: "We streven ernaar al onze mensen in te zetten op de job die het best bij ze past. Om dat te bereiken is competentiemanagement een geschikt instrument." De Floere ging op zoek naar een externe partner die de materie grondig kende en kwam zo bij Hefboom terecht. Peter Vanisterbecq: "Hefboom kon ons inhoudelijk en procesmatig ondersteunen. Dat was wat we zochten. Bij andere consulenten kregen we er ongevraagd een volledig softwarepakket bovenop, dat bovendien veel kostte." De Hefboomconsulent bekeek samen met De Floere welke resultaten vooropgesteld werden en maakte op basis daarvan een stappenplan op. Peter Vanisterbecq: "Van bij het begin verliep de samenwerking in een positieve sfeer van vertrouwen. Er was niet alleen de gedegen materiekennis van de consulent. Doordat ze de sector erg goed kent, wist ze ook goed wat zou werken en hoe we problemen moesten aanpakken." Inmiddels heeft De Floere de strategische en algemene kerncompetenties bepaald. In 2009 komen nog de specifieke competenties voor de doelgroepmedewerkers en omkaderingsfuncties aan bod. Zoals vooropgesteld zal in november het volledige traject afgerond zijn.
Top
Kwaliteitsbeleid: EFQM correct en vlot invoeren
Beschutte werkplaats Ryhove, Gent
De werknemers van beschutte werkplaats Ryhove zijn actief op diverse domeinen: drukwerk, mailings, montage, omverpakking van voeding, ... "Om gegarandeerde kwaliteit aan te bieden hebben we ervoor gekozen het EFQM-model toe te passen", vertelt directeur Yvan De Bie. Maar toen bleek dat er in huis onvoldoende knowhow aanwezig was en dat bovendien de tijd ontbrak om de hele operatie zelf uit te voeren, werd besloten om Hefboom in te schakelen. Yvan De Bie: "Via een ander kanaal hadden we al kennisgemaakt met de Hefboomconsulent en we wilden graag samen met haar aan dit project werken. Zij combineert theoretische expertise met een pragmatische ingesteldheid. Een eenvoudig voorbeeldje: toen wij eens een productieproces in een lange, gedetailleerde tekst wilden beschrijven, adviseerde zij ons met een overzichtelijke flowchart te werken. Die nuchtere, efficiënte insteek is zeer zeker een meerwaarde." Het voorbije jaar is de hele structuur voor het kwaliteitshandboek uitgebouwd. Dit jaar moet Ryhove alleen nog de concrete elementen een plaatsje geven in dit globale frame. Binnenkort verwacht Ryhove een externe audit. Yvan De Bie: "Het is een geruststelling te weten dat die dankzij onze inspanningen probleemloos zal verlopen."
Top
Marketingbeleid: Doelgericht prospecteren
Beschutte werkplaats Arcotec, Brugge
Naast diensten zoals groenzorg, houtmontage en verpakkingen levert beschutte werkplaats Arcotec ook professionele enclavewerking aan bedrijven. Die tak wilde Arcotec verder uitbreiden. Beheersadjunct Stan Stechelman: "Het leek ons belangrijk om een grondig zicht te krijgen op de mogelijkheden binnen de haven van Zeebrugge. Als we weten welke bedrijven regelmatig kampen met werkoverschot en openstaan voor externe werkkrachten, kunnen we gerichter mailings uitsturen en onderhandelen over samenwerkingscontracten."
Om dit te onderzoeken deed Arcotec een beroep op Hefboom, dat bij de beschutte werkplaats al goed bekend was van eerdere opdrachten. De Hefboomconsulent kreeg ook gemakkelijk toegang tot de sleutelfiguren bij de havenbedrijven. Stan Van Stechelman: "Met eigen middelen had dit ons een volledig manjaar gekost. En dan waren we nog niet in elk bedrijf binnengeraakt." De intensieve prospectie heeft geleid tot een gedetailleerd rapport, waarmee Arcotec doelgericht contacten kan leggen. Stan Van Stechelman: "De economische situatie heeft ons nu wel wat ingehaald. Door de crisis zijn de mogelijkheden voor enclavewerking drastisch teruggelopen. Maar dat maakt het rapport niet overbodig. We hebben al verschillende potentiële klanten geïnformeerd over onze diensten. Als zij straks weer met werkoverschot geconfronteerd worden, kennen ze ons al. En natuurlijk zetten wij na de crisis onze prospectie voort."
Over de prijs van dit project zegt Stan Stechelman nog dit: "Doordat we hebben samengewerkt met Hefboom, een erkend adviesbureau, hebben we de helft van de kosten terugbetaald gekregen."
Top
Stakeholdermanagement: Klantentevredenheid in kaart brengen
Beschutte werkplaats Lidwina Stichting, Mol
Verpakkingen, groenzorg, montage en assemblage, deze zijn maar enkele domeinen waarop beschutte werkplaats Lidwina Stichting actief is. In het kader van haar kwaliteitsbeleid wilde de beschutte werkplaats zicht krijgen op de tevredenheid van haar klanten, maar ook van de eigen medewerkers. Directeur Eddy Jennen: "Als Hefboomaandeelhouder leek het ons logisch om de adviesafdeling van Hefboom aan te spreken voor deze opdracht. Het was wat een gok, natuurlijk, omdat we de kwaliteiten van Hefboom als adviseur niet kenden. Maar al snel bleek dat we een goede keuze hadden gemaakt."
In oktober 2008 is een klantentevredenheidsonderzoek uitgevoerd. Eddy Jennen: "Uit het onderzoek blijken zes parameters cruciaal te zijn voor onze klanten. We weten nu dus perfect wat we moeten blijven controleren en op welke domeinen verbeteringen mogelijk zijn. De bevindingen zijn relevant, doordat het onderzoek 75 % van onze omzet coverde en gezien de hoge responsratio van 87,5 %."
Begin 2009 volgde nog een enquête bij het eigen personeel. "Hieruit bleek dat op vlak van interne communicatie een en ander beter kan. Dit resultaat hadden we zelf op voorhand niet verwacht. Het illustreert goed de meerwaarde van extern advies: het zorgt voor een gegarandeerd onafhankelijk zicht op de zaken", vertelt Eddy Jennen.
Door met Hefboom samen te werken kon Lidwina Stichting aanspraak maken op een adviespremie. Eddy Jennen: "Wat telt is uiteindelijk de kwaliteit van het advies. Maar deze premie is zeker mooi meegenomen."
Top
Terug